“你這個(gè)范本不對(duì)，重新起草一份。”
“合作這家靠譜嗎？之前有個(gè)項(xiàng)目就因?yàn)楹献鞣狡飘a(chǎn)害我們賠了錢(qián)。”
“我在出差，晚上回酒店再細(xì)看。”
“你這個(gè)應(yīng)該也要讓業(yè)務(wù)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)看下吧~”
....
對(duì)于廣大職場(chǎng)人而言，以上的一幕幕是否似曾相識(shí)？你在合同管理上又踩過(guò)哪些大坑呢？
1.現(xiàn)代企業(yè)合同管理中的全球性難題
對(duì)現(xiàn)代企業(yè)而言，合同是維系業(yè)務(wù)往來(lái)、保障企業(yè)權(quán)益、具有極強(qiáng)敏感性的重要契約文件。伴隨著業(yè)務(wù)升級(jí)與規(guī)模擴(kuò)張，中大型企業(yè)在經(jīng)營(yíng)過(guò)程中，動(dòng)輒需要同時(shí)處理上百份合同，而許多業(yè)務(wù)合同普遍都存在著條款密集、數(shù)據(jù)龐雜等特點(diǎn)，無(wú)論是起草、審核、校驗(yàn)，還是簽訂后項(xiàng)目期限內(nèi)履約追蹤、監(jiān)督、履行，對(duì)于合同業(yè)務(wù)跟進(jìn)人員來(lái)說(shuō)，都存在著諸多共同的難題。
現(xiàn)代企業(yè)合同管理模式，一般使用傳統(tǒng)合同管理軟件，以人工操作的方式進(jìn)行管理，從合同的起草、創(chuàng)建、到審批、簽約、監(jiān)控，再到歸檔、變更、續(xù)約...涉及的環(huán)節(jié)眾多、流程復(fù)雜，各類繁瑣的細(xì)節(jié)分支數(shù)不勝數(shù)，這就導(dǎo)致合同管理人力成本日益升高高、管理效率難以提升。當(dāng)下，傳統(tǒng)合同管理系統(tǒng)能力的不足，已經(jīng)越來(lái)越成為制約企業(yè)業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)水平提升的一大瓶頸。
美國(guó)IT企業(yè)DocuSign近期發(fā)布的市場(chǎng)調(diào)研顯示：
·94%的人表示，人為錯(cuò)誤會(huì)在一定程度上影響合同流程——增加風(fēng)險(xiǎn)、返工、延誤和成本。
·68%的人表示，他們需要10多分鐘才能找到一份典型的合同范本模板。
·65%的人表示，他們的合同流程導(dǎo)致交易延遲。
所以，如何減少合同管理中的人為錯(cuò)誤、如何提升合同全周期管理運(yùn)行效率，在全世界范圍內(nèi)，都是企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理中亟待解決的重大難題。對(duì)中國(guó)企業(yè)而言，由于信息化建設(shè)起步相對(duì)較晚，合同全周期管理的理念并未得到完全普及，合同全周期管理提質(zhì)增效問(wèn)題，更是與合同管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、信息化相綁定。
值得注意的是，近年來(lái)數(shù)字化領(lǐng)域迎來(lái)了一次爆炸式發(fā)展，諸多新概念、新模式、新技術(shù)大規(guī)模涌現(xiàn)出來(lái)，并迅速受到市場(chǎng)的青睞與檢驗(yàn)、短時(shí)間內(nèi)得到了廣泛地應(yīng)用，國(guó)內(nèi)企業(yè)抓住了這一時(shí)代契機(jī)，借助數(shù)字化轉(zhuǎn)型的東風(fēng)，大數(shù)據(jù)、人工智能、低代碼、云原生、移動(dòng)互聯(lián)...各條戰(zhàn)線蓬勃奮起，正在將國(guó)內(nèi)企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理過(guò)去存在的諸多短板，補(bǔ)齊到世界一流水平。
2.數(shù)字化時(shí)代
開(kāi)創(chuàng)性的智能合同管理應(yīng)運(yùn)而生
傳統(tǒng)的合同管理軟件只是將紙質(zhì)合同管理過(guò)程遷移到電腦端完成，但大量相關(guān)工作仍依賴人力手動(dòng)操作，而智能合同平臺(tái)的開(kāi)創(chuàng)性意義在于，它以合同管理業(yè)務(wù)場(chǎng)景為出發(fā)點(diǎn)，廣泛融合前沿技術(shù)，將合同管理業(yè)務(wù)中的諸多環(huán)節(jié)寫(xiě)成算法，并內(nèi)置到產(chǎn)品中去，從而前所未有地提升了管理效能。
當(dāng)下，隨著人工智能、流程自動(dòng)化、NLP自然語(yǔ)言處理、大數(shù)據(jù)分析等新技術(shù)被陸續(xù)應(yīng)用到合同管理產(chǎn)品之中，完善的智能合同平臺(tái)模式已經(jīng)日漸成型，合同全周期各大環(huán)節(jié)的管理模式正迎來(lái)全方位的智能化革新。數(shù)字化時(shí)代的智能合同管理平臺(tái)，已經(jīng)不只是一套軟件系統(tǒng)，而是一位熟悉合同全流程的智能高級(jí)顧問(wèn)。
流程引擎能力：依托智能化的BPM流程引擎能力，合同管理過(guò)程中最繁重的起草、審批、協(xié)商環(huán)節(jié)，均可輕松實(shí)現(xiàn)全自動(dòng)多端流轉(zhuǎn)。審批方、修訂方、客戶方等各大節(jié)點(diǎn)，流程進(jìn)度一目了然，手機(jī)端隨時(shí)可跟蹤，合同全周期管理工作得到了極大簡(jiǎn)化。
文字提取能力：基于OCR光學(xué)字符識(shí)別與智能文本分析、大數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)等技術(shù)，智能合同平臺(tái)能夠?qū)⒓堎|(zhì)合同和第三方文件轉(zhuǎn)變?yōu)榭刹僮鞯奈募瑲v史合同文件實(shí)現(xiàn)批量歸檔，并自動(dòng)提取關(guān)鍵數(shù)據(jù)與信息，納入數(shù)據(jù)庫(kù)。
數(shù)據(jù)分析能力：智能合同管理平臺(tái)能夠通過(guò)算法準(zhǔn)確定位合同中的關(guān)鍵信息，并自動(dòng)計(jì)算不同客戶各類型合同中，包括累計(jì)簽約數(shù)量、累計(jì)簽約金額、應(yīng)收應(yīng)付款在內(nèi)的諸多典型參考數(shù)據(jù)，需要時(shí)可輕松檢索，起草時(shí)自動(dòng)調(diào)取顯示在表單上，為相關(guān)經(jīng)辦人、審批人決策提供參考依據(jù)。
文本比對(duì)能力：依托NLP自然語(yǔ)言處理、人工智能文本分析等先進(jìn)技術(shù)，在領(lǐng)導(dǎo)審批、內(nèi)部定稿、簽署前、蓋章后等各個(gè)環(huán)節(jié)都可快速比對(duì)合同文本信息，系統(tǒng)自動(dòng)檢查文本有無(wú)更新、篡改，消除多個(gè)環(huán)節(jié)的人工文檔比對(duì)操作，最大限度地提升合同流程運(yùn)作效率。
致遠(yuǎn)全新合同產(chǎn)品的合同文本比對(duì)界面
3.數(shù)智賦能
讓合同全生命周期管理能力全面升華
合同起草
企業(yè)合同作為一項(xiàng)重要契約文件，需要精確保障合同文本的專業(yè)性、規(guī)范性、合規(guī)性，傳統(tǒng)模式下，合同起草需有專業(yè)人員嚴(yán)格把關(guān)每處條款細(xì)節(jié)，對(duì)企業(yè)來(lái)說(shuō)需要付出極高的人力成本。智能合同產(chǎn)品運(yùn)用人工智能、文本比對(duì)能技術(shù)，可以將大量專業(yè)性要求高、復(fù)雜繁瑣的工作交給預(yù)置的專業(yè)算法來(lái)完成。
一鍵調(diào)用范本：智能合同開(kāi)發(fā)方會(huì)組建專業(yè)的財(cái)會(huì)與法務(wù)專家顧問(wèn)團(tuán)隊(duì)，根據(jù)不同垂直行業(yè)領(lǐng)域的合同業(yè)務(wù)需求，提供海量基于業(yè)務(wù)場(chǎng)景的數(shù)字化合同范本，并分類預(yù)置到產(chǎn)品系統(tǒng)或云端上，企業(yè)起草合同時(shí)，可一鍵調(diào)用范本，變量信息表單填寫(xiě)，正文同步生成，效率全面提升。
合同合規(guī)檢查：在智能合同管理系統(tǒng)中，企業(yè)可根據(jù)自身需求，自定義配置用于檢索審核的標(biāo)準(zhǔn)和關(guān)鍵詞，智能平臺(tái)自動(dòng)進(jìn)行合規(guī)檢查，重點(diǎn)信息全標(biāo)記，校驗(yàn)結(jié)果同步顯示、實(shí)時(shí)預(yù)警，以前需要幾天甚至幾周才能完成的合同審查現(xiàn)在只需幾分鐘即可完成。
致遠(yuǎn)全新合同管理預(yù)置了不同場(chǎng)景下的合同范本，只需填寫(xiě)表單，合同正文一鍵生成
合同校驗(yàn)
即使是專業(yè)人員，在合同校驗(yàn)環(huán)節(jié)，諸如相對(duì)方資質(zhì)確認(rèn)、文本與業(yè)務(wù)適配性等多個(gè)方面也時(shí)常出現(xiàn)漏洞與失誤，導(dǎo)致企業(yè)利益受損。而全新的智能合同管理平臺(tái)能夠幫助企業(yè)對(duì)數(shù)量眾多的合同進(jìn)行批量化智能校驗(yàn)，使組織獲得前所未有的信息洞察力。
智能條款限定庫(kù)：能夠按照不同的公司類別、合同類別，預(yù)設(shè)合同關(guān)鍵條款校驗(yàn)規(guī)則，規(guī)則一經(jīng)設(shè)定將貫穿起草、審核、用印全流程，自動(dòng)識(shí)別限定條件、生成智能校驗(yàn)結(jié)果，并及時(shí)觸發(fā)預(yù)警、執(zhí)行流程干預(yù)。
自動(dòng)校驗(yàn)預(yù)警：運(yùn)用自然語(yǔ)言處理技術(shù)來(lái)解析文檔、自動(dòng)劃分條款類別，并突出顯示文檔版本之間的差異，標(biāo)記可能不符合組織利益的次優(yōu)條款，實(shí)現(xiàn)輔助校驗(yàn)及自動(dòng)預(yù)警。
致遠(yuǎn)合同智能校驗(yàn)系統(tǒng)，合同表單填寫(xiě)時(shí)，實(shí)時(shí)反饋校驗(yàn)結(jié)果
合同審批
根據(jù) Forrester Research 的最新研究，平均合同審批周期大約需要3到4周。在涉及許多利益相關(guān)者的合同簽署和談判過(guò)程中，反反復(fù)復(fù)的審批校驗(yàn)會(huì)浪費(fèi)大量時(shí)間，同時(shí)，在傳統(tǒng)合同管理模式下，簽署前合同比對(duì)環(huán)節(jié)高度依賴人工操作，時(shí)常因人為比對(duì)疏漏而出現(xiàn)“陰陽(yáng)合同”，造成法律風(fēng)險(xiǎn)。通過(guò)智能合同管理平臺(tái)，審批環(huán)節(jié)涉及到的所有功能都被集成在平臺(tái)中，讓合同審批更加精準(zhǔn)高效，大幅降低人為工作量，避免人工比對(duì)疏漏。
智能審批助手：人工智能算法將自動(dòng)突出顯示條款文本的前后變化，加速提升合同版本比對(duì)速率，極大程度上減少審批和周轉(zhuǎn)時(shí)間。
外部系統(tǒng)數(shù)據(jù)無(wú)縫集成：智能合同平臺(tái)還將第三方數(shù)據(jù)無(wú)縫集成到系統(tǒng)中，全局穿透合同管理的各環(huán)節(jié)，相對(duì)方企業(yè)征信信息一鍵可查，歷史簽約數(shù)據(jù)隨時(shí)調(diào)取，審批決策所需信息一站式解決。
致遠(yuǎn)全新合同管理產(chǎn)品界面，雙端審批，快捷高效
合同簽署
傳統(tǒng)合同管理過(guò)程中，簽署流程繁瑣，合同簽約時(shí)間過(guò)長(zhǎng)，中間流程節(jié)點(diǎn)不可控，經(jīng)常造成商機(jī)延誤。完成簽署后的合同，管理混亂，有的分散在經(jīng)辦人自身的電腦中，有的被存放在傳統(tǒng)合同管理系統(tǒng)的各類不同的目錄下，難以形成體系化管理。
簽署流程監(jiān)控：智能合同平臺(tái)整合BPM流程管理能力，責(zé)權(quán)清晰可見(jiàn)，操作留痕可查，簡(jiǎn)化簽署流程，提升簽署效率，增強(qiáng)可靠性。
電子簽雙端蓋章：合同簽署時(shí)，甲方可通過(guò)線上電子簽蓋章，線上快速傳遞給乙方，乙方線下可用群杰設(shè)備進(jìn)行紙質(zhì)蓋章并同步電子蓋章線上傳遞，電子合同與紙質(zhì)合同同步歸檔，雙簽章雙保險(xiǎn)，確保合同認(rèn)證安全。
致遠(yuǎn)全新合同平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)電子版紙質(zhì)版合同同步蓋章，線上線下同步歸檔
合同歸檔
傳統(tǒng)合同管理系統(tǒng)中，合同的檔案管理缺乏標(biāo)準(zhǔn)體系，更缺乏評(píng)價(jià)相對(duì)方的量化數(shù)據(jù)。歸檔時(shí)依靠手工填報(bào)臺(tái)賬來(lái)進(jìn)行匯總數(shù)據(jù)，效率低且容易出錯(cuò)。人工歸檔往往出現(xiàn)不及時(shí)或信息不全面等問(wèn)題，導(dǎo)致發(fā)生合同糾紛后，缺少相關(guān)證據(jù)材料。
智能合同檔案柜：智能合同平臺(tái)具備電子檔案柜功能，合同歸檔一步到位，讓實(shí)體合同都擁有簽章有效的電子孿生版本，條款、數(shù)據(jù)、關(guān)鍵信息經(jīng)過(guò)人工智能識(shí)別解析，分類納入數(shù)據(jù)庫(kù)，一鍵調(diào)取、細(xì)節(jié)輕松檢索。
致遠(yuǎn)電子合同檔案系統(tǒng)：合同歸檔到統(tǒng)一檔案表中，狀態(tài)一覽無(wú)余，隨時(shí)篩選歷史合同
4.全新合同管理系統(tǒng)
為中國(guó)企業(yè)帶來(lái)數(shù)字化變革
中航勘察設(shè)計(jì)研究院一體化合同管理系統(tǒng)
項(xiàng)目介紹：中航勘察設(shè)計(jì)研究院始建于1952年，是我國(guó)最早成立的大型甲級(jí)勘察設(shè)計(jì)單位之一，該單位合同管理業(yè)務(wù)主要是需要針對(duì)工程類主合同及分包類合同簽訂前內(nèi)部評(píng)審、執(zhí)行，以及后續(xù)借款、結(jié)算的業(yè)務(wù)一體化管理。在主合同簽訂后，需要對(duì)工程成本進(jìn)行工程決算書(shū)制定，實(shí)現(xiàn)對(duì)項(xiàng)目直接成本的管理及核算。分包合同則需要在簽訂主合同后，通過(guò)制定分包計(jì)劃與預(yù)算、設(shè)計(jì)分包支付計(jì)劃，實(shí)現(xiàn)對(duì)分包分供項(xiàng)目的系統(tǒng)化管理。
以往面臨的問(wèn)題：過(guò)去，單位下屬子公司及項(xiàng)目上多缺乏有效的業(yè)務(wù)合同管理機(jī)制，隨著市場(chǎng)及業(yè)務(wù)快速擴(kuò)張，單位對(duì)下屬子公司、項(xiàng)目部業(yè)務(wù)急需高效精確的數(shù)字化管理。比如，需要單位總部有效跟進(jìn)各分子公司業(yè)務(wù)進(jìn)展、統(tǒng)攬下屬分子公司及項(xiàng)目合同數(shù)據(jù)，持續(xù)對(duì)比歷史經(jīng)營(yíng)合同數(shù)據(jù)信息。原有合同管理系統(tǒng)已無(wú)法滿足種種新增需求。
全新合同系統(tǒng)：致遠(yuǎn)智能合同平臺(tái)為研究院建立了主合同及分包合同管理系統(tǒng)，為中航勘察設(shè)計(jì)研究院建立了從勘察、設(shè)計(jì)、施工、交付各環(huán)節(jié)一體化的業(yè)務(wù)合同智能管理系統(tǒng)，從最初簽訂合同的收支計(jì)劃到施工節(jié)點(diǎn)收支對(duì)比，再到管理費(fèi)及實(shí)際收支進(jìn)行毛利潤(rùn)計(jì)算，形成項(xiàng)目的全過(guò)程管控（包含施工進(jìn)度、收付款情況），保障項(xiàng)目高質(zhì)量交付、提高項(xiàng)目?jī)羰杖牒屠麧?rùn)率。
致遠(yuǎn)全新合同管理助力中航勘察設(shè)計(jì)研究院數(shù)字化轉(zhuǎn)型
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