固定資產(chǎn)管理解決方案
協(xié)同實(shí)物資產(chǎn)管理使工作流與審批流無(wú)縫融入到具體事務(wù)的管理中,方便快捷、高效高質(zhì),再加上協(xié)同的移動(dòng)辦公,管理者真即使“一部手機(jī)走天涯”也隨時(shí)隨地的管理。協(xié)同實(shí)物資產(chǎn)管理的不同于其它管理系統(tǒng)的地方還在于:
管理應(yīng)用能自由擴(kuò)展,多方面延伸,特殊管理內(nèi)容也能實(shí)現(xiàn),對(duì)接其它的業(yè)務(wù)應(yīng)用也很容易。
組織發(fā)展變革使得實(shí)物資產(chǎn)管理發(fā)生變化的,可以適時(shí)進(jìn)行平滑更新升級(jí)。
使用中承載組織的制度、規(guī)范、要求、標(biāo)準(zhǔn)等,使用者的行為按規(guī)定執(zhí)行。
通過(guò)授權(quán)讓員工都參與到管理中,使管理不再是某個(gè)人或某個(gè)部門(mén)的管理,如此使管理。
可與協(xié)同HR管理、協(xié)同采購(gòu)管理、協(xié)同財(cái)務(wù)管理等應(yīng)用無(wú)縫集成,真正為組織構(gòu)建一體化的整體解決方案。
方案背景
目前,雖然市場(chǎng)上存在一些固定資產(chǎn)管理軟件,在很大程度上解決了手工記賬方式的問(wèn)題,但多數(shù)系統(tǒng)在建設(shè)之初沒(méi)有考慮與其他系統(tǒng)融合問(wèn)題及數(shù)據(jù)如何統(tǒng)計(jì)上報(bào)的問(wèn)題,導(dǎo)致組織中的"信息孤島"越建越多,甚至因此而導(dǎo)致部分信息系統(tǒng)建設(shè)流于形式,建設(shè)起來(lái)后并沒(méi)有良好的投入使用。
協(xié)同固定資產(chǎn)管理以企業(yè)中的實(shí)物資產(chǎn)管理為主,是對(duì)經(jīng)濟(jì)生活中所創(chuàng)造的用于生產(chǎn)物品和提供服務(wù)的資產(chǎn)進(jìn)行管理。實(shí)務(wù)資產(chǎn)是創(chuàng)造財(cái)富和收入的資產(chǎn),為經(jīng)濟(jì)創(chuàng)造凈利潤(rùn)。它包括土地、建筑物、知識(shí)、用于生產(chǎn)產(chǎn)品的機(jī)械設(shè)備和運(yùn)用這些資源必須的有技術(shù)的工人。
實(shí)物資產(chǎn)按管理屬性的分類(lèi):
固定資產(chǎn):獨(dú)立使用;耐用期在一年及以上;單價(jià):專(zhuān)用設(shè)備≥800元及以上,一般設(shè)備≥500元及以上。
特例:?jiǎn)渭蝺r(jià)達(dá)不到固定資產(chǎn)起點(diǎn)單價(jià),但成批數(shù)量,其總價(jià)達(dá)到固定資產(chǎn)起點(diǎn)單價(jià)。單位認(rèn)為必須按固定資產(chǎn)管理的實(shí)物資產(chǎn)。
低值耐久品:獨(dú)立使用;耐用期在一年及以上;單價(jià):專(zhuān)用設(shè)備<800元,一般設(shè)備<500元。
材料易耗品:不能獨(dú)立使用或在使用中;一次性消耗或轉(zhuǎn)為其它形式的物品;耐用期在一年以下;單價(jià)不限。
實(shí)物資產(chǎn)的管理牽涉面非常廣,一個(gè)單位內(nèi)所有的員工幾乎都可能涉及,管理的難度不小。資產(chǎn)的申請(qǐng)購(gòu)買(mǎi)、采購(gòu)入庫(kù)、領(lǐng)用保管、維修保養(yǎng)、報(bào)廢報(bào)損、饋贈(zèng)轉(zhuǎn)讓等一系列過(guò)程持續(xù)時(shí)間很長(zhǎng)、審批記錄很多,因此對(duì)于實(shí)物資產(chǎn)的管理是其生命周期的管理,是連貫而持續(xù)的。
對(duì)實(shí)物資產(chǎn)的管理,要求權(quán)責(zé)落實(shí),使用者享有使用權(quán)的同時(shí)必須付好管理責(zé)任,一旦管理不力出現(xiàn)損失,還必須承擔(dān)相應(yīng)的費(fèi)用。當(dāng)沒(méi)有詳細(xì)的資產(chǎn)信息記錄時(shí),資產(chǎn)管理的責(zé)任只能停留在紙面。
此外,資產(chǎn)管理者還面臨很多的工作困難,如:
各種與資產(chǎn)相關(guān)的審批(如申購(gòu)、調(diào)配調(diào)撥、報(bào)廢報(bào)損等)分散,資產(chǎn)相關(guān)信息的來(lái)龍去脈被人為割裂,無(wú)法獲知完整的信息。
因?yàn)樾畔⒎稚ⅲ员厝淮嬖谛畔⒌闹`錄、導(dǎo)入等操作,工作量加大,錯(cuò)誤的出現(xiàn)也難以避免,甚至給人為作弊提供了空間。
沒(méi)有提示或預(yù)警,忽略了資產(chǎn)的質(zhì)保、維保日期可能導(dǎo)致產(chǎn)生不必要的費(fèi)用以及不必要的損失。
在室外無(wú)法快速查看資產(chǎn)的相關(guān)信息。
致遠(yuǎn)協(xié)同固定資產(chǎn)管理以協(xié)同管理思想為基礎(chǔ),融合企業(yè)信息化發(fā)展建設(shè)模型"協(xié)同五環(huán)理論"進(jìn)行構(gòu)建,全面幫助組織對(duì)業(yè)務(wù)管理進(jìn)行規(guī)劃、建設(shè)、應(yīng)用,充分考慮到固定資產(chǎn)與采購(gòu)管理、財(cái)務(wù)管理以及辦公門(mén)戶(hù)之間的協(xié)同應(yīng)用關(guān)系,避免"信息孤島"的情況出現(xiàn)。
在"協(xié)同五環(huán)理論"中,協(xié)同固定資產(chǎn)管理屬于業(yè)務(wù)協(xié)同的范疇。在該理論模型中,業(yè)務(wù)協(xié)同起著承上啟下的作用。它與協(xié)同HR管理、協(xié)同費(fèi)用預(yù)算管控應(yīng)用、協(xié)同合同管理等應(yīng)用一起承載著幫助企業(yè)進(jìn)行初步的業(yè)務(wù)管理的職責(zé)。與專(zhuān)業(yè)業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)相比,致遠(yuǎn)協(xié)同辦公平臺(tái)所提供的資產(chǎn)管理功能可以滿(mǎn)足企業(yè)的資產(chǎn)辦公需要,同時(shí)有以下優(yōu)勢(shì):
簡(jiǎn)單易用、人人會(huì)用;采用Office組件作為表單編輯器,只要能使用office的人員均能夠快速掌握,制作表單。
覆蓋全員、利用方便;覆蓋組織全員,能夠直接關(guān)聯(lián)到組織架構(gòu)及人員崗位信息,方便穩(wěn)定。
表單模板、功能強(qiáng)大;
流程審批、智能便捷;
查詢(xún)統(tǒng)計(jì)、報(bào)表多維;
管控靈活、按需調(diào)整;
同時(shí),利用協(xié)同完成資產(chǎn)管理的功能,第一,所有員工都能使用并參與資產(chǎn)管理,信息來(lái)源既廣泛又直接;第二,從資產(chǎn)的申請(qǐng)購(gòu)買(mǎi)到報(bào)廢報(bào)損或饋贈(zèng)轉(zhuǎn)讓?zhuān)陂g的任何環(huán)節(jié)、任何流轉(zhuǎn)、任何審批的全部信息都是完整記錄的,可隨時(shí)調(diào)閱;第三,數(shù)據(jù)在審批完成時(shí)就自動(dòng)記錄更新,歷史信息也加以保留,避免了人工謄錄出現(xiàn)差錯(cuò)、防止了人為操作出現(xiàn)差異;第四,根據(jù)企業(yè)的管理制度、標(biāo)準(zhǔn)要求等隨時(shí)可進(jìn)行適應(yīng)性更改,滿(mǎn)足企業(yè)發(fā)展、變更的管理要求,完全沒(méi)有升級(jí)的障礙;第五,自動(dòng)向管理者發(fā)出提醒、預(yù)警;第六,通過(guò)移動(dòng)端可隨時(shí)、隨地進(jìn)行管理或者獲知相關(guān)的信息。
資產(chǎn)檔案管理是實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)管理的核心基礎(chǔ),只有建立了完善的基礎(chǔ)數(shù)據(jù),企業(yè)的資產(chǎn)管理工作才能順利有序的進(jìn)行。資產(chǎn)檔案主要用來(lái)對(duì)資產(chǎn)的基本信息進(jìn)行登記,在資產(chǎn)的采購(gòu)入庫(kù)或者集團(tuán)調(diào)撥、采購(gòu)直接發(fā)放等情況下都需要建立設(shè)備卡片對(duì)設(shè)備的使用狀況進(jìn)行跟蹤,同時(shí)設(shè)備卡片的附卡記錄了設(shè)備的全生命周期信息,如:領(lǐng)用,調(diào)撥、租賃記錄等。
資產(chǎn)信息管理是對(duì)該資產(chǎn)進(jìn)行全生命周期的信息記錄,包括其基本信息、使用狀態(tài)、變更記錄、維保記錄、資產(chǎn)照片等信息均可記錄在案。管理人員在需要的時(shí)候,只需打開(kāi)該表,即可一目了然的看到該資產(chǎn)的所有信息。
該資產(chǎn)的每次申請(qǐng)領(lǐng)用記錄、維保記錄等均可自動(dòng)記錄到該表中,避免人工錄入時(shí)容易產(chǎn)生的遺忘、錯(cuò)誤等情況發(fā)生。確保資產(chǎn)信息準(zhǔn)確、完備。
資產(chǎn)領(lǐng)用申請(qǐng)記錄是對(duì)實(shí)物資產(chǎn)管理的重要功能。當(dāng)組織人員需要申請(qǐng)某一資產(chǎn)時(shí),必須按照組織規(guī)定發(fā)起相應(yīng)的流程,說(shuō)明領(lǐng)用資產(chǎn)的原因、使用人員、領(lǐng)用的資產(chǎn)類(lèi)型及名稱(chēng)等。報(bào)由相關(guān)部門(mén)及領(lǐng)導(dǎo)審批,審批通過(guò)后,發(fā)起人方可領(lǐng)用。
員工列出所需的資產(chǎn)申請(qǐng)領(lǐng)用(可自領(lǐng)和代領(lǐng)),資產(chǎn)管理員從資產(chǎn)庫(kù)中選擇相應(yīng)的閑置資產(chǎn),填寫(xiě)領(lǐng)用部門(mén)和領(lǐng)用人,審批完成后辦理領(lǐng)用并記錄,之后系統(tǒng)自動(dòng)存儲(chǔ)相關(guān)信息到資產(chǎn)檔案的"資產(chǎn)使用狀態(tài)記錄"中并生成《資產(chǎn)標(biāo)簽打印單》推送到資產(chǎn)管理員的待辦事項(xiàng)中(直接打開(kāi)后打印)。
當(dāng)員工發(fā)起資產(chǎn)申請(qǐng)流程后,如果組織內(nèi)部沒(méi)有對(duì)應(yīng)的資產(chǎn)可供領(lǐng)用,則可設(shè)計(jì)由系統(tǒng)自動(dòng)觸發(fā)或人工發(fā)起《固定資產(chǎn)申購(gòu)表》。員工可以根據(jù)工作需要申請(qǐng)購(gòu)買(mǎi)資產(chǎn),其所在部門(mén)審批后由資產(chǎn)管理部門(mén)(如行政部、辦公室等)查看所需資產(chǎn)的庫(kù)存情況,然后做出部分或全部新購(gòu)與調(diào)配調(diào)撥的意見(jiàn)。有調(diào)配調(diào)撥時(shí),系統(tǒng)自動(dòng)生成調(diào)配調(diào)撥的流程并推送到申請(qǐng)人的待辦事項(xiàng)中(申購(gòu)單自動(dòng)嵌入)。有新購(gòu)時(shí),由采購(gòu)部門(mén)進(jìn)行詢(xún)價(jià)與采購(gòu),完成后由資產(chǎn)管理員進(jìn)行入庫(kù)操作,系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)生成多個(gè)資產(chǎn)信息錄入流程并復(fù)制新購(gòu)資產(chǎn)的相關(guān)信息(名稱(chēng)、型號(hào)規(guī)格、單價(jià)、數(shù)量等)到《資產(chǎn)信息錄入單》,由資產(chǎn)管理員填寫(xiě)以入庫(kù)。
資產(chǎn)管理員填寫(xiě)資產(chǎn)的相關(guān)信息,分資產(chǎn)個(gè)體(單種資產(chǎn)可存在多個(gè)個(gè)體)錄入,系統(tǒng)自動(dòng)生成各個(gè)資產(chǎn)個(gè)體的編號(hào)和ID編碼,并保存到資產(chǎn)檔案信息中(未領(lǐng)用前資產(chǎn)狀態(tài)為"閑置")。
資產(chǎn)調(diào)配調(diào)撥由資產(chǎn)管理部門(mén)處理,審批完成后,由資產(chǎn)管理員填寫(xiě)調(diào)配調(diào)撥后的現(xiàn)使用部門(mén)、現(xiàn)責(zé)任人和交割記錄等信息,完成后系統(tǒng)自動(dòng)更新該資產(chǎn)個(gè)體在"資產(chǎn)使用狀態(tài)記錄"中的使用部門(mén)、責(zé)任人等信息,調(diào)配調(diào)撥情況將存儲(chǔ)到資產(chǎn)檔案的"資產(chǎn)信息變更記錄"中。
固定資產(chǎn)未經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),不可以調(diào)拔;
資產(chǎn)的調(diào)撥,必須通過(guò)調(diào)撥流程,主管領(lǐng)導(dǎo)審批通過(guò)后才可以完成。
員工可以根據(jù)資產(chǎn)的狀況說(shuō)明原因和上傳照片后申請(qǐng)對(duì)資產(chǎn)進(jìn)行維修或保養(yǎng),其所在部門(mén)審批后由資產(chǎn)管理部門(mén)查驗(yàn)資產(chǎn)有無(wú)人為損壞并厘清責(zé)任,若因員工人為損壞導(dǎo)致維修則由資產(chǎn)管理部門(mén)注明需要員工承擔(dān)的費(fèi)用。審批完成資產(chǎn)維保后,資產(chǎn)管理部門(mén)記錄維保的具體日期與情況,填寫(xiě)無(wú)法維修需要報(bào)廢報(bào)損的資產(chǎn)數(shù)量,完成后系統(tǒng)自動(dòng)將維修保養(yǎng)信息存檔到資產(chǎn)檔案的"資產(chǎn)信息變更記錄"中。若存在報(bào)廢報(bào)損的情況,則系統(tǒng)自動(dòng)生成資產(chǎn)報(bào)廢報(bào)損流程并推送到資產(chǎn)管理人員的待辦事項(xiàng)中。
員工可以根據(jù)資產(chǎn)的狀況說(shuō)明原因和上傳照片后申請(qǐng)對(duì)資產(chǎn)進(jìn)行報(bào)廢報(bào)損,其所在部門(mén)審批后由資產(chǎn)管理部門(mén)查驗(yàn)資產(chǎn)有無(wú)人為損壞并厘清責(zé)任,若因員工人為損壞導(dǎo)致則由資產(chǎn)管理部門(mén)注明需要員工承擔(dān)的賠償。審批完成后資產(chǎn)管理部門(mén)處置資產(chǎn),記錄處置的具體日期、回收殘值等情況,完成后系統(tǒng)自動(dòng)更新該資產(chǎn)個(gè)體在"資產(chǎn)使用狀態(tài)記錄"中的相關(guān)信息并將報(bào)廢報(bào)損信息存儲(chǔ)到資產(chǎn)檔案的"資產(chǎn)信息變更記錄"中。
資產(chǎn)查詢(xún)統(tǒng)計(jì)
系統(tǒng)為用戶(hù)提供了強(qiáng)大的查詢(xún)統(tǒng)計(jì)功能,可按照用戶(hù)需求生成各類(lèi)統(tǒng)計(jì)報(bào)表,為組織的資產(chǎn)管理提供有力的支撐。
維保記錄查詢(xún)
針對(duì)組織內(nèi)部的固定資產(chǎn),在使用期限內(nèi)可能需要進(jìn)行維修保養(yǎng),在需要時(shí),可隨時(shí)對(duì)某個(gè)固定資產(chǎn)的維修記錄進(jìn)行查詢(xún),也可進(jìn)行全局查詢(xún)。
報(bào)廢資產(chǎn)查詢(xún)
通過(guò)報(bào)廢資產(chǎn)查詢(xún)功能,可快速查詢(xún)某一個(gè)周期內(nèi)報(bào)廢資產(chǎn)的記錄。
資產(chǎn)狀態(tài)查詢(xún)
資產(chǎn)狀態(tài)查詢(xún)可幫助固定資產(chǎn)管理人員快速查詢(xún)固定資產(chǎn)的總體狀態(tài),是否被領(lǐng)用,保管人是誰(shuí),領(lǐng)用時(shí)間等均可一目了然的呈現(xiàn)。
部門(mén)資產(chǎn)查詢(xún)
可幫助管理人員快速查詢(xún)或統(tǒng)計(jì)某一個(gè)部門(mén)所擁有的固定資產(chǎn)數(shù)量,類(lèi)別,名稱(chēng)及資產(chǎn)金額等信息。
資產(chǎn)信息表
維護(hù)信息提醒
資產(chǎn)領(lǐng)用
資產(chǎn)領(lǐng)用審批
資產(chǎn)標(biāo)簽打印
移動(dòng)端發(fā)起
資產(chǎn)購(gòu)置
資產(chǎn)購(gòu)置邏輯示意圖
資產(chǎn)申購(gòu)審批
移動(dòng)端發(fā)起
資產(chǎn)信息錄入
資產(chǎn)調(diào)撥、維保
資產(chǎn)調(diào)撥審批
資產(chǎn)維修保養(yǎng)審批
資產(chǎn)報(bào)廢報(bào)損審批
資產(chǎn)查詢(xún)統(tǒng)計(jì)
資產(chǎn)領(lǐng)用情況查詢(xún)
資產(chǎn)狀態(tài)查詢(xún)統(tǒng)計(jì)
各部門(mén)使用資產(chǎn)金額
各部門(mén)資產(chǎn)使用數(shù)量
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